Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Leusden verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Leusden via het ledenadministratiesysteem Verenigingenweb (Genkgo) van de KNV EHBO en het beveiligde boekhoudprogramma. Het privacystatement Verenigingenweb (Genkgo) is terug te vinden op www.koninklijke-ehbo.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Geboortedatum
  • Begindatum lidmaatschap
  • Einddatum lidmaatschap
  • Diplomanummer
  • Diplomadatum
  • Geldigheid diploma
  • Bij welke vereniging diplomaverlenging plaatsvindt
  • Aanwezigheid lessen

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, voor herhalingslessen of verleende diensten
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstenverleningen. Zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen
  • Om diensten bij u te kunnen leveren

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier welke op te vragen is via secretaris@ehbo-leusden.nl. Dit formulier dient ingevuld en ondertekend retour gezonden te worden aan de secretaris via de post of per e-mail die op het inschrijfformulier vermeld staat.
Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in het Verenigingenweb (Genkgo) en het beveiligde boekhoudprogramma. Het inschrijfformulier zal gedigitaliseerd worden opgeslagen op een beveiligde externe harde schijf zolang als strikt nodig is en is alleen inzichtelijk voor de secretaris. De externe harde schijf wordt bewaard in een afgesloten ruimte. Voor Verenigingenweb (Genkgo): zie het privacystatement op www.koninklijke-ehbo.nl.

Inschrijfformulieren voor cursus op papier of de website

De aanmelding voor de beginnerscursus en herhalingslessen Reanimatie en AED en herhalingslessen EHBO verloopt via e-mail. Na ontvangst van de mail wordt de aanmelding verwerkt in een Excel bestand dat in een beveiligde Dropbox is opgeslagen. Deze Dropbox is uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden die tijdens een cursus of herhalingsles aanwezig zijn.

De aanmelding voor de beginnerscursus EHBO verloopt via de e-mail of het inschrijfformulier via de site www.ehbo-leusden.nl. Van de inschrijving via de site wordt geen informatie bewaard op de site. Na ontvangst van de mail wordt de aanmelding verwerkt in een Excel bestand dat in een beveiligde Dropbox is opgeslagen. Deze Dropbox is uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden die tijdens een cursus of herhalingsles aanwezig zijn.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger of ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@ehbo-leusden.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Gebruik van andere systemen dan Verenigingenweb (Genkgo) en bovengenoemd, bijvoorbeeld voor de financiën, cookies op de website en een e-mailnieuwsbrief

De KNV EHBO afdeling Leusden maakt gebruik van een apart beveiligd boekhoudprogramma. Dit boekhoudprogramma is alleen toegankelijk voor de penningmeester.

Leden die hun contributie voldoen via automatische incasso voldoen vullen een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in Rabo Internet Bankieren.

Voor het versturen van mailing maken we gebruik van Groupmail en/of Outlook. Tevens kunnen we gebruik maken van het Verenigingenweb (Genkgo). Bij Groupmail en het Verenigingenweb (Genkgo) wordt er per lid een separaat mailtje gemaakt. Bij gebruik van Outlook worden alle geadresseerden in BCC verstuurd.

Gegevens van cursisten voor deelname aan de reanimatiecursus van de Hartstichting worden vastgelegd in een toepassing die door de Hartstichting beschikbaar is gesteld. Vastlegging van personen die zich hebben aangemeld als burgerhulpverlener en bedrijven die hun AED hebben aangemeld worden vastgelegd in een toepassing die door HartslagNu beschikbaar is gesteld. Voor het privacystatement raadpleeg de Hartstichting en HartslagNu.

Ledenlijsten

Bij iedere lesavond is er een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van deelnemers. In geval van nood kan de afdeling deelnemers zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk via de Dropbox voor het bestuurslid dat die avond aanwezig is en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen.

Omgang met beeldmateriaal (foto’s, video) van leden

Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Deze toestemming is altijd in te trekken.

Gezondheidsformulieren en/of registratie van bijzondere persoonsgegevens

De KNV EHBO afdeling Leusden maakt geen gebruik van gezondheidsformulieren en registreert ook geen bijzondere persoonsgegevens van haar leden.

Gegevens die buiten de organisatie worden verwerkt (welke gegevens worden (extern) gedeeld)?  

Mag ik als EHBO’er gegevens van een slachtoffer doorgeven aan de ambulanceverpleegkundigen?
Als je persoonlijke informatie hebt over het slachtoffer mag je dit gewoon delen met de ambulanceverpleegkundigen. De AVG is pas van toepassing als de informatie wordt verwerkt. Dat is of met een computer of op papier als het doel is ze in een database op te nemen. In de praktijk geef je mondeling deze informatie door. Dan speelt de AVG niet. Wat het ambulancepersoneel met de informatie doen is hun zaak. Daar hoef je je als EHBO’er niet druk om te maken.

Mag je als evenementenhulpverlener informatie over slachtoffers registreren?
Het komt regelmatig voor dat tijdens evenementen gegevens worden bijgehouden door EHBO’ers. Voor de EHBO’er op een evenement geldt vertrouwelijkheid. De informatie mag niet met derden gedeeld worden. Maar dat staat los van de AVG. De vraag is dan of er gegronde redenen zijn om de informatie te bewaren of te verwerken. Soms vraagt een vergunningsverlener dat wel. Het is een ingewikkelde vraag of een overheid dat mag verwachten van EHBO’ers. Het turven van bepaalde ongevallen is geen probleem, zolang het niet te herleiden is tot een specifiek persoon. Ons advies is: houd niet meer bij dan nodig. Minimalistisch zijn, is de sleutel.

Communicatie over privacybeleid (hoe worden leden geïnformeerd?)

Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Leusden is terug te vinden op www.ehbo-leusden.nl en op te vragen via het secretariaat op secretaris@ehbo-leusden.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via secretaris@ehbo-leusden.nl. KNV EHBO afdeling Leusden heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
  • Al onze mail zal via TLS verlopen (voorheen SSL) om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNV EHBO afdeling Leusden bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Gegevens van ex-leden blijven bewaard voor verenigingsdoeleinden.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Op www.ehbo-leusden.nl worden geen cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics) wordt niet toegepast.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Leusden binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via secretaris@ehbo-leusden.nl.

 In bijgaand document kunt u lezen wat de landelijk KNV EHBO doet met ledengegevens.

Leusden | 28 maart 2019